Para evitar tal desastre, os gerentes devem aprender a se encarregarem da reuniões desde sua fase de planejamento até sua conclusão. A própria preparação é que influencia a torná-las encontros de mentes a cada vez.

A maioria de nós já participou de reuniões onde os gerentes nunca deixavam clara a sua motivação. E fogimos de las por nos fazerem sentir frustrados e confusos. Afinal de contas, ninguém gosta de investir seu tempo numa atividade vazia. Porém, empregados sobrecarregados estão longe de ser o único perigo de um planejamento pobre. Apresentações ambíguas exigem dos empregados que preencham os espaços em branco que os seus gerentes deixaram incompletos. Sem diretrizes claras não é difícil que as pessoas cheguem a conclusões errôneas sobre as expectativas do seu gerente.

Uma pauta obscura também deixa espaço para o empregado enfadado transformar um ajuntamento quieto em um campo de batalha emocional. Você pode pressentir como isto termina: Um gerente começa a discutir um tópico controverso quando um empregado interrompe com uma pergunta de sondagem. À medida que o gerente reluta em responder, os outros participantes da reunião começam a falar entre si. De repente a multidão torna-se bastante animada e a ordem se desenvolve em pandemônio. Enquanto um empregado após o outro questiona o gerente a respeito de uma política impopular da companhia. Neste caso, a falta de preparação permitiu que os participantes da reunião anulassem os objetivos do gerente e desvelassem seus sentimentos negativos.

Investindo no tempo de preparação, os gerentes podem evitar estes perigos inerentes ao pobre-planejamento. Antes de convocar uma reunião, eles têm que desenvolver um programa de trabalho claro e conciso. Tentar concentrar muitos tópicos em uma só reunião pode obscurecer os resultados e impedir que os empregados percebam de fato a mensagem planejada.

Os gerentes deveriam sempre entegar aos participantes uma cópia prévia do programa de trabalho. Sua distribuição antes da reunião dá chance a todos de prepararem suas perguntas prontamente. Também assegura que os participantes não sintam distraídos por algum tópico controverso incluído desavisadamente na reunião. Os participantes bem informados provavelmente entrosam-se com o organizador da reunião, criando uma atmosfera fluida e confortável. Finalmente, todos apreciarão saber como os seus gerentes pretendem utilizar o tempo deles.

O planejamento coloca os gerentes diretamente no caminho certo, mas a facilitação efetiva assegura que eles atinjam o objetivo. Ela possui componentes substantivos e processuais. O sucesso do aspecto substantivo requer que os gerentes preparem pontos de abordagem que previamente cubram a agenda de trabalho distribuída. Estes pontos ajudam os gerentes a manter o controle quando ocorrerem interrupções e perturbações que prejudiquem o progresso da reunião. Eles também ajudam na administração do tempo, porque os gerentes podem realçar os sub-tópicos que eles têm que cobrir e abordá-los em primeiro lugar.

No lado processual, as reuniões devem ter fixados tempos limites. Os participantes perdem o foco quando as reuniões se arrastam. É mais provável que permaneçam empenhados quando souberem que a reunião tem um fim definido. Os parâmetros de tempo tornam mais fácil para os gerentes recusarem uma pergunta estranha à pauta, o que ajuda a eliminar uma das principais causas de reuniões improdutivas.

A boa preparação e a facilitação efetiva reúnem todos os elementos que se traduzem numa reunião produtiva. Ao investir tempo no planejamento e na estratégia, os gerentes evitam vacilar nos tópicos difíceis. Uma pauta clara não só os ajuda a transmitirem suas mensagens, mas também facilita aos participantes a recebê-las. O planejamento gera conforto, que estabelece confiança e uma atitude proativa.

Os gerentes fracos são varridos para debaixo do tapete, mas os gerentes autoconfiantes cativam as suas audiências do princípio ao fim. Gerentes planejadores e fortes podem evitar o descontrole que resulta em reuniões tortas.