1. Corte as Despesas com seus Empregados de Telecom
Os softwares de controle de chamadas não só podem ajudar-lhe a calcular seus custos com empregados de telecom, mas também possibilita diminui-los nitidamente. Para fazer isto você deve:
- Analisar completamente vários relatórios emitidos pelo software a partir dos Registros Detalhados de Chamadas (CDR) gerados em seu PBX IP;
- Determine:
- As chamadas mais longas e as mais caras,
- Quais empregados gastam mais em ligações telefônicas,
- A contribuição destas chamadas para o seu desenvolvimento empresarial (por exemplo, comunicações seletas para clientes de alto-potencial e para "amigos e família");
- Estabeleça uma série de regras para seus empregados a fim de eliminar chamadas desnecessárias;
- Organize seu software de controel de chamadas para:
- Limitar despesas de chamadas pagas por empregado,
- Restringir chamadas pagas quando um limite é alcançado,
- Negar acesso a interurbanos,
- Agrupar as chamadas em departamentos / usuários e alocar as despesas corretamente para orçamentos corretos (habilite a cobrança por departamentos, centros de custo e clientes).
Você também pode fazer configurações especiais para levar o seu pessoal a usar mais responsávelmente sua rede VoIP corporativa.
2. Torne Seus Empregados Mais Responsáveis com o Uso dos Recursos de Telecom Corporativos.
O mal uso ou abuso da rede de telefonia causa freqüentemente custos excessivos de telecom. Para eliminar estas despesas e fazer até mesmo que sua rede de telefonia IP seja mais lucrativa você pode:
- Examine as informações do CDR para conferir se seus empregados estão observando as regras da telefonia (deixe-nos considerar dois exemplos notáveis: um empregado faz uma ligação do celular corporativo para o 0800 da empresa resultando no pagamento duplo pela empresa da sua chamada - para a chamada de ligação gratuita mais a chamada móvel - ou os empregados usam serviços externos de conferência ao invés de usar a funcionalidade de conferêncai do seu PBX IP);
- Configure seu software de controle de chamadas para
- Restringir chamadas para números, cidades e países assinalados,
- astrear chamadas de e para números de telefone suspeitos com imediatas notificações automáticas enviadas a uma determinada pessoa em sua organização (por exemplo, esta facilidade pode ajudar escolas e faculdades a prevenir falsas chamadas para serviços de emergência ou pode proteger seus empregados de chamadas de ameaças ou abuso).
Além de tudo acima, pode ajudar-lhe a melhorar a produtividade de seus empregados e economizar tempo e dinheiro em tarefas diárias.
3. Aumente a Produtividade de Seu Empregado
Use a facilidade de agrupar automaticamente chamamadas através de grupos de usuários para tanto dar agilidade quanto para simplificar a contabilidade das operações diárias do pessoal e sempre tendo as informações oportunas sobre despesas de cada usuário. Por exemplo, se você administra um hotel, seu pessoal de contabilidade pode usar o software para proporcionar a qualquer hora informações sobre as despesas com telefone que eles precisam.
Por outro lado, relatórios do CDR podem ajudá-lo a:
- Determinar as horas de pico do uso do telefone e compor um apropriado plano de chamadas;
- Estabelecer várias regras e controlera as chamadas para amigos e chamadas familiares, limitando-as (através de custo / duração ou em horas de pico);
- Controlar a produtividade de seu pessoal do call center e gerentes de vendas tomando medidas oportunas para impor melhorias.
Assim você aumentará simultaneamente a qualidade de atendimento ao consumidor.
4. Melhore a Satisfação do Seu Cliente
Obtenha de relatórios CDR as respostas para estas questões:
- As chamadas de seus clientes ficam sem resposta?
- Seus empregados retornam as chamadas de uma maneira oportuna?
- Seu pessoal dá a devida atenção aos seus clientes de alto-potencial? e tomam as medidas necessárias (veja acima) para tanto melhorar sua satisfação de cliente e para transformar os prospectos em clientes.
A análise do relatório CDR também pode ajudar no controle de ROI das campanhas de marketing e dos anúncios.
5. Meça a Eficiência de Seus Esforços de Marketing
Para obter informações atualizadas sobre a eficiência de suas campanhas de marketing e anúncios, você pode destinar as ligações recebidas para uma ramal dedicado e rastrear as chamadas com seu software de controle de chamadas, que se tornará sua ferramenta de fácil uso para controlar em tempo real as campanhas, paralizando as sem grande retorno e reforçando as premiadas.
Estudo de caso: Software de controel de chamadas para uma Grande Fábrica e
Hoje, muitos vendedores sugerem programas de controle de chamadas não customizados com várias funcionalidades para companhias de vários tamanhos. Mas, às vezes, o desenvolvimento de uma solução sob medida pode ser mais vantajosa. Por exemplo, para:
- Aumentar a eficiência de uma rede VoIP com telefones M Cisco IP e servidores de gerenciamento de chamadas N Cisco,
- Aumentar a velocidade da comunicação dos empregados diminuindo o tempo perdido em procurar uma informação de contato necessária a um grande empreendimento industrial.
Para isso foi desenvolvido um software de controle de chamadas especial, que provê:
- Vários relatórios CDR para analisar as chamadas de empregados;
- Configurações para controlar / limitar despesas de chamadas faturadas para cada usuário/grupo individualmente e restringir chamadas quando um limite for alcançado;
- Conectar os sistemas de controel de chamadas e o gerenciamento de recursos humanos para agilizar as tarefas diárias destinando-as ao pessoal apropriados:
- Alocar os custos de telefone para gerar orçamentos realistas,
- Gerenciar os números de telefone corporativos, atualizando automaticamente a lista de endereços;
- Concentrar em um único local da rede o inventário de telefonas corporativos, reunindo todas as filiais. o desenvolvimento desta solução provou cortar despesas de telecom e essencialmente aumentar a produtividade os empregados.
Conclusão
Como foi mostrado acima, você pode usar softwares de controle de chamadas com detalhamento por ramais ou mais amplas informações para:
- Controlar seus custos de telefonia por empregado;
- Levar o seu pessoal a usar com mais responsabilidade os recursos corporativos de telecom;
- Aumentar a produtividade dos empregados e economizar tempo e dinheiro nas tarefas diárias;
- Melhorar a satisfação de seus clientes;
- Controlar a eficiência dos esforços empreendidos em marketing e publicidade e tomar medidas pontuais em tempo para aumentar sua efetividade. E, assim, dar vários passos importantes na direção do seu sucesso empresarial.
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Alexander Anoshin é o CEO de BCS-IT, empresa especializada no desenvolvimento empresarial de soluções de telefonia IP. Você pode aprender a dar mais potência ao seu empreendimento com VoIP baixando e lendo o livro GRÁTIS da autoria de Anoshin, "The Connected Enterprise" (O Empreendimento Conectado), <clicando aqui>
© Copyright 2010 Adolfo Breder ([email protected]) da versão para o português do texto original em inglês: 5 Savvy Ways to Make the Most of Your Call Accounting Software
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