Durante os vinte e três anos em que atuei como administrador, procurei por modos de reduzir o tempo gasto ao telefone. Fico feliz em poder compartilhar com você dez dicas benéficas.
1: Planeje (sim, planeje) seu tempo gasto ao telefone.
Com seis chamadas a fazer, não permita que você gaste mais do que trinta minutos para completar todas elas. Obviamente, esta limitação o disciplinará a abordar e encerrar o assunto mais diretamente e encontrar uma saída para o fechamento da ligação.
2: Como indiquei há pouco, agrupe as suas ligações.
Em vez de espalhá-las ao longo do dia, faça suas suas seis ligações consecutivamente. Você vai mergulhar numa espécie de humor telefônico, comparável ao que os atletas chamam de zona. A segunda chamada vai ficar mais fácil do que a primeira e a terceira ainda mais fácil. Sua eficiência vai crescer escalarmente mais cedo do que você pensa.
3: Confie no e-mail mais seriamente
Este é meu modo favorito para evitar conversas telefônicas. O e-mail nos permite enviar mensagens no momento mais conveniente para nós. Também, provavelmente, nos permite usar menos palavras (e tempo) do que as utilizadas ao telefone.
4: Faça ligações do seu celular (quando estiver no metrô ou numa espera, por exemplo).
Fale assim: "Oi, Ângela, estou no metrô e tenho dois minutos para falar contigo!. Diga isto e você encaminhará a conversa diretamente para o assunto principal.
5: Planeje os tópicos que você vai abordar na sua chamada.
Uma lista o impede de andar em círculos e de ter que ligar novamente para falar sobre um assunto que você esqueceu de mencionar. Conversas confusas só nos fazem perder mais tempo. Comunmente, eu uso um resumo com palavras-chave que se assemelha a uma lista de supermercado. Por exemplo, numa ligação para saber detalhes sobre a minha próxima palestra, poderia incluir nas minhas notas: horário, duração, microfone, folhetos, número de pessoas, apresentador, tema da convenção,.
6: Peça para que um colega o interrompa depois de dez minutos, se até lá você não desligar.
Assim, quando o colega entra na sua sala, você pode dizer, com bastante honestidade, que seu assistente sinalizou que ele precisa de sua atenção e, portanto, "nós teremos de concluir nossa ligação".
7: Delegue ligações para outros da equipe, que podem realizá-las tão bem quanto você
Com boa análise, vamos notar que podemos delegar mais ligações do que estamos acostumados a fazer. Permaneça atento, é claro, para identificar quando uma chamada pessoal sua é insubstituível.
8: Quando você estiver fora por duas horas ou dois dias, deixe com o seu pessoal as informações necessário para atender às ligações já esperadas.
Diga, por exemplo: "Quando a Helenita ligar, pergunte se nós podemos mudar a reunião do Projeto Pérola da quarta-feira de manhã para a tarde da quinta-feira!". Deste modo, a Helenita recebe a informação de que precisa, e menos uma chamada você vai ter que responder.
9: Ligue para as pessoas preferencialmente um poico antes do almoço ou próximo da hora da saída.
Eu garanto que as ligações não serão longas.
10: Faça um resumo e diga adeus:
"Cláudia, entendi que você me deu permissão para exceder em, no máximo, dois ou três itens do orçamento de modo que eu não exceda o orçamento departamental global. Obrigado pelo seu esclarecimento. Isso é tudo que eu precisava saber. Adeus!"
Essas são as minhas dez super dicas para quem faz muitas ligações diariamente. Elas funcionam.
Use-as constantemente e o telefone pode se tornar mais num seu aliado do que num inimigo: um poupador de tempo em vez de um ladrão do seu tempo.
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